[디지털문서 인사이트] 공공기관 동종대량기록물의 효율적인 안전한 보관 대안

공공기관에서 매년 발생하는 영수증, 단순 민원서류 등 소위 말하는 '동종대량기록물'의 효율적 관리가 중요한 과제로 떠오르고 있다. 이러한 기록물은 개별적 보존가치는 낮지만, 발생량이 방대해 관리 부담이 크다. 그간 다수의 공공기관에서 이들 기록물을 민간 공인전자문서센터에 위탁하고자 하는데 공공기록물법 위반, 공공성 약화, 보안 취약점 등의 이유로 불허하고 있다고 한다. 그러나 효율적인 공공업무를 위해서는 공공기관의 기록관리 방식에도 변화가 필요하다.

공공기관 기록물 중 일부 중요기록물을 제외하곤 대부분 업무상 발생하는 동종대량기록물이 다수이다. 이러한 비중요 기록물을 직접 관리하려면 막대한 인력과 예산이 소요된다.

일각에서는 기록물의 민간 위탁 시 정보유출이나 관리 소홀을 우려한다. 하지만, 공인전자문서센터는 과학기술정보통신부의 엄격한 지정 기준을 충족하며, 엄격한 보안 시스템과 국제 표준에 근거한 관리체계를 갖추고 있다. 또 공인전자문서센터와 국가기록관리시스템(RMS)은 전자문서의 안전한 보관, 무결성·진본성 보장, 체계적 관리 등에서 기술적 유사성이 매우 높다. 두 시스템 모두 무결성 및 법적 효력 보장, 보관 인프라, 이력 및 감사관리, 표준화된 데이터 관리 등 핵심 기능을 갖추고 있다.

동종대량기록물의 민간위탁은 공공기관의 자체 인력·시설 유지에 드는 고정비용을 줄이고, 필요한 만큼만 서비스를 이용하는 맞춤형 관리가 가능하다. 또, 이렇게 절약되는 인력 및 자원을 본연의 업무에 집중하여 신속한 행정처리가 가능해진다.

동종대량기록물의 공인전자문서센터의 보관을 위해서는 국가기록원의 적극적인 참여가 필요하다. 단순히 민간 위탁을 허용하는 것이 아닌 동종대량기록물의 민간 위탁을 위한 기록관리 기준과 정책을 제시하고, 공인전자문서센터의 기록물의 관리실태 등을 과기부와 협조하여 공동으로 점검·감독할 수 있어야 한다고 생각한다.

기록물을 위탁하는 공공기관과 공인전자문서센터, 국가기록원 간에 명확한 역할 분담과 협력체계를 구축하면, 오히려 기록물의 보안·공공성·책임성을 한층 강화할 수 있다. 실제로 미국, 영국 등 선진국의 국가기록원은 민간과의 협력사업에서 위험평가, 관리지침, 감시·감독 등 다양한 방식으로 참여해 위험을 최소화하고 있다고 한다. 만약 민간 위탁 과정에서 위험요소가 확인될 경우, 국가기록원이 신속하게 관리기준을 보완하고, 위탁계약의 재검토 또는 기록물의 안전한 보관을 위한 적극적 조치를 취할 수 있다고 한다. 이러한 방식을 우리나라에도 적용할 수 있을 것이다.

공공기관이 기록관리를 위한 시스템 구축 및 보관에 어려움을 겪는 현실에서, 동종대량기록물에 한해 신뢰성 있는 공인전자문서센터에게 보관을 위탁하는 것은 기록관리의 공백을 해소하고, 법적·행정적 신뢰성을 높이는 실질적 대안이 될 수 있다. 여기에 국가기록원의 적극적 참여와 감독이 더해진다면, 위험요소를 효과적으로 회피하면서도 효율성과 공공성을 모두 확보할 수 있다. 이제는 기록관리의 혁신과 공공기관 업무 효율성을 위해, 동종대량기록물의 민간위탁과 국가기록원의 협력적 관리체계를 적극적으로 추진해야 할 때라고 생각한다.

전일 한국디지털문서플랫폼협회 사무국장 ijeon@ddpa.or.kr